Le Centre de services scolaire de Charlevoix est à la recherche d’une personne afin de pourvoir un remplacement de secrétaire d’école pour une durée indéterminée.

NATURE DU TRAVAIL

En plus des tâches définies à la classe d’emploi de secrétaire d’école, le rôle consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école.

TÂCHES

• Planifier et organiser le travail du secrétariat de manière à ce que l’école se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard du centre de services scolaire, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école.
• Prendre connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et au besoin, d’en informer les personnes concernées.
• Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, répondre aux demandes et doléances et apporter les solutions dans la mesure de sa compétence.
• Effectuer la tenue des livres comptables de l’école, des activités parascolaires, le paiement des factures et les dépôts bancaires.
• Tenir une petite caisse et recueillir l’argent pour diverses activités ou campagnes de financement.
• Compiler les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectuer les calculs nécessaires, vérifier les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, procéder aux achats ou remplir les bons de commande, réceptionner les marchandises et voir à leur distribution.
• Utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; effectuer des recherches sur Internet; faire le suivi du courrier électronique.
• Peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel de l’école ou du centre pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun.
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et fournir des renseignements généraux.
• Tenir à jour des dossiers et des registres et effectuer le classement des dossiers et des documents.
• Prendre connaissance du courrier et le remettre aux destinataires.
• Rédiger des accusés de réception, des lettres ou des notes simples.
• Rechercher et recueillir des renseignements à inclure dans les formulaires remplis ou dans des rapports et dans la correspondance.
• Participer aux opérations massives d’achat d’articles et fournitures scolaires en effectuant des travaux de transcription et de vérification.
• Prêter et récupérer des volumes.
• Effectuer les opérations pertinentes à la vente d’articles scolaires
• Effectuer des travaux de compilation, de vérification et d’inscription. 
• Peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou les nouveaux secrétaires.
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES 

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente

Détenir quatre (4) années d’expérience pertinente

Avoir des connaissances en bureautique

COMPÉTENCES RECHERCHÉES 

• Sens de la planification et de l’organisation du travail
• Respect des échéanciers et gestion des priorités
• Autonomie, initiative et sens des responsabilités
• Capacité à apprendre rapidement
• Capacité à travailler sous pression et dans un contexte d’interruptions fréquente
• Esprit d’analyse et jugement; rigueur et souci du détail; éthique, discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité à résoudre des problèmes
• Capacité à travailler en équipe
• Très bonne communication tant à l’oral qu’à l’écrit; sens de l’approche-client; très bonne connaissance de la suite Office et très bonne maîtrise du français