Le Centre de services scolaire de Charlevoix est à la recherche d’une personne afin de pourvoir deux postes réguliers de secrétaire.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle consiste principalement à assurer l’accueil de l’école et à assister une ou plusieurs personnes en exécutant des tâches de secrétariat.

TÂCHES

• Accueillir les élèves, parents, visiteurs et autres intervenants avec courtoisie.
• Répondre aux appels téléphoniques et fournir les renseignements généraux.
• Recevoir et acheminer des messages, courriels et documents.
• Gérer les entrées et sorties des élèves (retards, absences, départs).
• Assurer la saisie, la mise en page et la révision de documents : lettres, rapports, listes, formulaires, etc.
• Maintenir à jour les dossiers des élèves, incluant les absences, les autorisations parentales et les données administratives.
• Produire des statistiques ou extractions sur demande (absences, bulletins, inscriptions, etc.).
• Collaborer à la mise à jour de l’agenda des membres de l’équipe de direction ou des calendriers d’activités.
• Classer et archiver les documents administratifs.
• Gérer les commandes de matériel de bureau ou scolaire.
• Préparer les documents pour les conseils d’établissement, réunions du personnel, convocations et comptes-rendus.
• Gérer la réception et la distribution du courrier et des colis.
• Offrir un soutien logistique lors d’événements scolaires (photos, rencontres de parents, fêtes, etc.).
• Collaborer à l’organisation matérielle des évaluations (photocopies, locaux, surveillance, etc.).
• Utiliser efficacement les logiciels de gestion scolaire (GPI, Mozaïk, etc.), les outils bureautiques (Suite Office) et les plateformes de communication.
• Effectuer les entrées de données dans les systèmes informatiques selon les besoins de l’école.
• Au besoin, accomplir toutes autres tâches connexes.

Pour connaître les attributions caractéristiques de l’emploi de secrétaire, veuillez consulter le Plan de classification des emplois de soutien au : https://cpn.gouv.qc.ca/cpncf/negociations/plan-de-classification/

QUALIFICATIONS REQUISES 

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Avoir des connaissances en bureautique.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES 

• Sens de la planification et de l’organisation du travail
• Respect des échéanciers et gestion des priorités
• Autonomie, initiative et sens des responsabilités
• Capacité à apprendre rapidement
• Capacité à travailler sous pression et dans un contexte d’interruptions fréquentes
• Esprit d’analyse et jugement
• Rigueur et souci du détail
• Éthique, discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité à résoudre des problèmes
• Capacité à travailler en équipe
• Très bonne communication tant à l’oral qu’à l’écrit; sens de l’approche-client
• Très bonne connaissance de la suite Office et très bonne maîtrise du français